BestOnDesk
Image default
Gestione risorse Performance

Come organizzare e gestire la riunione perfetta

“Se un problema causa molte riunioni, alla lunga le riunioni diventeranno più importanti del problema.”
Arthur Bloch

Classica giornata in ufficio, tra i soliti impegni, scartoffie, telefonate ecc. Ed’ ecco una mail. Invito per l’incontro di domani venerdì 13 alle ore 16.30 presso il mio ufficio. Mittente: il capo!

Preso nota, riprendi con il tuo lavoro fino al giorno e all’ora della riunione.
Carta e penna e via seduto attorno al tavolo con altre 7 persone pronte ad’ ascoltare le nuove strategie di mercato, piuttosto che i bilanci del mese precedente o i cambiamenti organizzativi previsti per il mese successivo.

Il capo prende la parola, qualche commento, qualche interruzione, magari qualche scontro o confronto più o meno acceso tra i partecipanti dove il più delle volte viene scaricata la colpa a qualcuno che non c’è; un lento divagare che conduce più volte lontano dal tema centrale, e poi via verso una conclusione che spesso è insipida come la stessa riunione in cui eri arrivato senza la minima idea di ciò di cui si sarebbe discusso e ne sei uscito senza un’idea su ciò che si dovrà fare!

A chi non è mai capitata una riunione del genere?

Eccoti un classico esempio di una delle molte riunioni imperfette che avvengono costantemente in molte aziende, molte di più di quello che si possa immaginare.

L’esempio di riunione che tu devi assolutamente evitare di organizzare e alla quale spero non dovrai mai partecipare.

Ma quindi come trasformare una riunione imperfetta almeno in una riunione utile?

Scopriamolo insieme; vedrai che basta davvero poco!

Punto primo devi sempre tener presente che organizzare una riunione in modo superficiale è soltanto una perdita di tempo moltiplicato per il numero di persone che parteciperanno,

Per cui prima di mandare inviti a destra e manca dovrai considerare alcuni aspetti e dettagli da non trascurare.

1) Il rispetto degli orari di lavoro dei tuoi collaboratori.

Piazzare una riunione alle ore 16.30, magari il venerdì pomeriggio di certo non invoglia i partecipanti a presentarsi con entusiasmo, anzi… Senza menzionare la stanchezza accumulata, molti penseranno all’aperitivo che li attende, al week end alle porte e magari per non tardare potrebbero anche evitare di aggiungere “carne sul fuoco” e cercare di chiudere il tutto il prima possibile.

2) Comunicare nell’invito in modo chiaro lo scopo della riunione e i singoli tempi di esposizione.

Nel comunicare ora e luogo della riunione è tassativo che tu scriva chiaramente anche l’oggetto e quindi lo scopo fondamentale della riunione. Questo in modo che tutti i convocati arrivino ben preparati e quel foglio tra le mani non sia bianco.

Ognuno dovrà portare con sé dati da esporre e soprattutto ognuno dovrà avere in mente forte e chiaro lo scopo dell’incontro.

Una volta seduti al tavolo tutti devono avere uno spazio definito per esporre la parte di propria competenza, una finestra temporale che va da un minimo di 3 minuti ad un massimo di 16.

Rispettare i tempi di esposizioni è fondamentale per non incappare sempre nei soliti monologhi ma dare ad ognuno dei presenti una parte attiva suddivisa almeno in 80% ascolto e 20% esposizione.

Il tempo totale della riunione deve pertanto tener conto della durata stabilita per i singoli interventi e l’ora d’inizio e fine è il risultato della somma degli spazi di tutti i partecipanti compresa la tua.

3) Conclusione e riepilogo brevissimo.

La parte più delicata è la conclusione della buona riunione, momento in cui ognuno deve avere chiaro i cambiamenti in atto e soprattutto deve aver compreso quale sarà il suo compito per contribuire a tali processi.

Il classico chi fa cosa e per quando.

Una riunione pur ben pianificata che sia, in cui però ci si lascia senza obbiettivi personali e tempistiche definite per realizzarli resta sempre una riunione imperfetta.

Per questo allo scadere del tempo, poco prima dei saluti, nella buona riunione che ora sai organizzare e condurre con successo, ognuno avrà un compito e una scadenza per sé o da condividere con i propri collaboratori, uno scopo che si incastrerà come un tassello nello scopo degli altri dando vita ad un grande risultato, pianificato grazie un sereno e proficuo incontro tra colleghi.

Ecco tutto quello che ti serve per organizzare la riunione perfetta: