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Email, strumento utile o distruttivo?

“Possiamo avere tutti i mezzi di comunicazione del mondo, ma niente, assolutamente niente, sostituisce lo sguardo dell’essere umano.”
Paulo Coelho

Mandare una e-mail è qualcosa di talmente semplice che tutti ormai siamo abituati ad usare questo strumento quotidianamente con grande disinvoltura. Oggigiorno è diventata una forma di comunicazione diffusissima in molti contesti, uno su tutti quello lavorativo. Tuttavia, esistono alcuni casi in cui l’utilizzo delle e-mail si è rivelato letale per intere organizzazioni, logorando i rapporti e favorendo un tipo di comunicazione non proprio trasparente.

In ufficio, da casa, dallo smartphone; al giorno mandiamo mediamente 5 e-mail a testa, ma esistono particolari casi in cui si raggiunge il picco di oltre 200 e-mail giornaliere a persona.

Non è mistero che negli ultimi anni molte aziende stiano facendo delle brusche frenate sull’utilizzo delle e-mail all’interno dei loro uffici, limitandone drasticamente l’impiego e spingendo i propri collaboratori al dialogo costante.

Ma come comprendere se questo semplice e comodo strumento sia usato nel modo corretto?

Come imparare a riconoscere e interpretare i segnali rivelatori di un modo errato di mandare una banalissima e-mail?

Eccoti alcuni dettagli utili a creare maggior consapevolezza tra te e i tuoi collaboratori su quale sia il modo corretto e proficuo per mandare una e-mail.

Premessa:

Scrivere ciò che dev’essere ricordato, discutere ciò che dev’essere stabilito.

Queste poche parole racchiudono in sé un significato molto importante; ossia che i temi che necessitano una decisione piccola o grande che sia vanno discussi.

Il dialogo all’interno dell’ufficio deve rimanere la prima forma di comunicazione che tutti noi ogni giorno siamo tenuti ad utilizzare in modo trasparente e sincero.

Scrivere un’e-mail quando basterebbe alzare il telefono o fare due passi per raggiungere il collega a pochi metri da noi per comunicargli delle informazioni operative o complementari, significa logorare lentamente il dialogo e usare degli strumenti in modo improprio.

Pertanto, il capo ufficio o il datore di lavoro sono tenuti, nel pieno rispetto della privacy, a monitorare l’utilizzo dello strumento della posta elettronica come qualsiasi altro strumento in dotazione all’interno dell’ufficio, osservando con attenzione la qualità e l’utilità dei contenuti delle e-mail circolanti di cui entra a conoscenza, tenendo sempre d’occhio il livello comunicativo tra i suoi e incentivando le risorse ad un dialogo diretto e costante.

Ma vediamo dunque i segnali che ci possono indicare un utilizzo errato della posta elettronica:

1) Ogni persona dev’essere nel posto giusto.

Prima di essere utenti, siamo persone e come avviene nella comunicazione verbale, bisogna distinguere le persone a cui il messaggio è diretto da coloro che invece devono solo essere informati ma a cui non viene chiesta nessuna azione specifica legata al messaggio stesso.

Pertanto, i campi (A:) e (CC:) vanno usati correttamente e attentamente.

Quando all’interno dell’ufficio circolano e-mail dove ci sono 6 persone come destinatari quando l’azione richiesta coinvolge uno solo dei sei o il problema evidenziato è stato generato da una sola persona, ci si trova di fronte ad un segnale chiaro che rappresenta il primo errore nell’utilizzo della posta elettronica.

Errore, che se accettato si ripeterà presto trasformandosi in prassi consolidata all’interno della quale i diretti interessati si sentiranno un po’ meno coinvolti mentre tutti gli altri si domanderanno: “che c’entro io?”

Del resto, sparare nel mucchio non ha mai contribuito a centrare il bersaglio.

2) Mettere sempre in copia la persona a cui si fa riferimento diretto o indiretto.

Si tratta dell’errore peggiore, quello che fa più male al clima in ogni ufficio e che distrugge i rapporti tra i colleghi.

Citare un collega (spesso per qualcosa di negativo che ha detto o commesso) e non metterlo nemmeno in copia, è l’esatto equivalente del parlare male alle spalle di qualcuno mentre è assente.

Questo tipo di e-mail compie dei giri stranissimi e molto lunghi all’interno degli uffici.

Viaggia da un utente all’altro proprio come i segreti di pulcinella, rimbalzano a colpi di “inoltra a:” fino poi raggiungere proprio il collega citato in origine che di certo non la prenderà bene.

Quindi, serve essere responsabili delle proprie azioni, pensieri e parole che si vogliono divulgare all’interno di un’organizzazione, e quando si decide di segnalare qualcosa che riguarda un collega, questo collega è bene che lo sappia da chi origina il messaggio senza arrivarci per vie traverse.

Si deve responsabilmente informare il collega di cui si parla o a cui si fa riferimento per il rispetto del suo ruolo qualunque esso sia, ma ancor di più nel rispetto della sua persona.

Se nel tuo ufficio girano questo tipo di e-mail, significa che qualcosa non sta andando come dovrebbe. È giunto il momento di portare una maggior consapevolezza al tuo team, rifare gruppo con tutti loro e riordinare le idee su cosa sia una corretta comunicazione e quali saranno gli enormi vantaggi che da essa si potranno ottenere.

3) Conta fino a 3.

È capitato un po’ a tutti di trovarsi in copia nella classica botta e risposta. Quel tipo di e-mail tra due colleghi che iniziano a discutere colpo su colpo, mandandosi e-mail a vicenda con in copia un’altra dozzina di persone e magari qualche capo.

Uno scrive, l’altro risponde, uno accusa, l’altro giustifica e riaccusa nuovamente, così via in un match tra scrittori mancati, pugili senza ring e avvocati senza laurea.

Ebbene si tratta soltanto di tempo perso e dati buttati al vento.

Alla terza e-mail sullo stesso argomento il ciclo dovrebbe chiudersi per qualsiasi tema, eccezion fatta per i contratti tra clienti e venditori o commerciali, dove bisogna sempre rispondere a domande o curiosità dei clienti.

Per tutto il resto il ciclo deve mantenersi corto, chiaro e conciso.

Pertanto, futili scambi di interminabili e-mail piene di critiche, accuse e informazioni di eventi ormai passati senza valore aggiunto, sono il segnale che più rende l’idea di un cattivo utilizzo di uno strumento nato per altri scopi.

È tempo di intervenire e bloccare lo scambio tra i due contendenti dell’unica verità che sarà sempre e solo la loro, invitandoli a chiarirsi di persona e ricordando loro che la posta elettronica non è l’arma di un duello.

4) Toni, errori, rilettura

Ultima ma non meno importante è il contenuto della nostra e-mail, il messaggio vero e proprio che vogliamo trasmettere.

Come nei dialoghi verbali, il messaggio scritto (testo) deve avere il giusto livello di formalità in relazione a chi lo riceverà o lo leggerà in copia.

Grammatica, punteggiatura, errori, tutto è segno di interesse e attenzione, che se troppo scarsa e ripetuta nel tempo, ci indica che qualcosa non va.

Cliccare invio quando mancano parti del testo, lasciare pezzi tagliati e non incollati o condividere file mai allegati non rappresenta di certo il corretto utilizzo della posta elettronica, e anche se è vero che qualche volta può certamente capitare, il ripetersi di tali “sviste” va invece inteso come un segnale di scarso interesse.

Infine, ricorda sempre come disse Joseph Priestley, che più elaborati sono i nostri mezzi di comunicazione, meno comunichiamo e che questo purtroppo è una dura verità.

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